Наша компания оказывает помощь по написанию статей по предмету Административное право. Используем только актуальное законодательство, проекты федеральных законов, новейшую научную литературу и судебную практику. Предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все выполняемые работы даются гарантии
Вернуться к списку статей по юриспруденции
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РОССИИ: ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ
Ф.П. ВАСИЛЬЕВ, В.А. ЯКОВЛЕВ, Е.И. НАУМОВА
Необходимо отметить тот факт, что Стратегия развития информационного общества в России, утвержденная Указом Президента РФ от 7 февраля 2008 г., предусматривает в том числе повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:
- обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
- интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
- увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациями гражданам в электронном виде;
- совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг и др.
И фактически эти основные положения на местах реализуются.
Во исполнение президентских требований Постановлением Правительства России от 15 июня 2009 г. N 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. А затем Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <1>. И эти Рекомендации разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Они рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (Служба делопроизводства - канцелярии, секретариат), при разработке ими инструкции по делопроизводству (далее - Инструкция по делопроизводству). Притом Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну <2>. Кроме того при их разработке Росархивом учтены положения ряда нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела, а именно:
--------------------------------
<1> В соответствии с письмом Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК "данный документ не нуждается в государственной регистрации".
<2> Работа с документами, содержащими сведения, составляющие служебную тайну, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти.
1. Федеральные законы от:
- 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания" (СЗ РФ. 1994. N 8. Ст. 801);
- 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (СЗ РФ. 2000. N 52 (ч. I). Ст. 5021);
- от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (СЗ РФ. 2002. N 2. Ст. 127);
- 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (СЗ РФ. 2004. N 43. Ст. 4169);
- 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (СЗ РФ. 2006. N 19. Ст. 2060);
- 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (СЗ РФ. 2006. N 31 (ч. I). Ст. 3448);
- 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (СЗ РФ. 2006. N 31 (ч. I). Ст. 3451);
- 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (вступил в силу с 1 января 2010 г. СЗ РФ. 2009. N 7. Ст. 776).
2. Указы Президента РФ от:
- 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации" (СЗ РФ. 1996. N 19. Ст. 2257);
- 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" (СЗ РФ. 1996. N 22. Ст. 2663);
- 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (СЗ РФ. 1997. N 10. Ст. 1127).
3. Постановления Правительства РФ от:
- 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (СЗ РФ. 1994. N 29. Ст. 3035);
- 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (СЗ РФ. 1996. N 2. Ст. 123);
- 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (СЗ РФ. 1997. N 33. Ст. 3895);
- 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (СЗ РФ. 2004. N 23. Ст. 2313);
- 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (СЗ РФ. 2005. N 4. Ст. 305);
- 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (СЗ РФ. 2005. N 31. Ст. 3233).
- 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (СЗ РФ. 2009. N 25. Ст. 3060);
- 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (СЗ РФ. 2009. N 39. Ст. 4614).
А также Приказ Минюста России от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, и их государственной регистрации". Зарегистрировано в Минюсте России 14 мая 2007 г., N 9449.
В названных документах (Правительства РФ и Росархива) определен порядок разработки, а также утверждено внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству. Так, в частности, Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти. В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства России от 15 июня 2009 г. N 477, проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями и с заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения. И кроме того, в соответствии с п. 3 Правил делопроизводства разработчик направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Росархив <3>. При наличии у Росархива замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству Служба делопроизводства дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Росархив. Когда по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Росархива и федерального органа (скажем, МВД, ФМС, Минздравсоцразвитие, ФСНК России и др. - т.е. разработчики) в целях выработки взаимоприемлемого решения.
--------------------------------
<3> Административный регламент по предоставлению Росархивом государственной услуги "Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти" (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23 ноября 2007 г. N 1322, зарегистрирован Минюстом России 21.02.2008, N 11202). Дополнительно см.: Васильев Ф.П. Административный регламент МВД России. Москва: Академия управления МВД России: Учеб. пособие. Чебоксары: НОВОЕ ВРЕМЯ, 2010. 600 с.
Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом Росархива, направляемым в адрес разработчика, и после согласования с Росархивом Инструкция по делопроизводству утверждается приказом соответствующего федерального органа исполнительной власти. В последующем она доводится до сведения структурных подразделений.
Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти (скажем, ФМС России) после их согласования с Росархивом, а территориальные органы разрабатывают инструкцию по делопроизводству, основываясь на положениях Инструкции по делопроизводству, в структуру которого они входят, и руководствуясь Методическими рекомендациями Росархива.
Безусловно, положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемую с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в государственном органе, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
При этом следует отметить также следующие аспекты:
- положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
- особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем;
- требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
- организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами и методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства соответствующего государственного органа;
- функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней;
- должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях государственного органа, устанавливаются должностными регламентами.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным приказом руководителя и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.
Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:
- содержание служебных документов не подлежит разглашению, и передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя данного госоргана;
- работники соответствующих структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством РФ ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
- при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, а при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дело осуществляется по акту.
Необходимостью учета правительственных требований, а также требований Росархива, на наш взгляд, является также и установление ими основных понятий (терминов), в частности, даны следующие определения (термины):
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
электронный документ <4> - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
--------------------------------
<4> Определение понятия действует до вступления в силу Федерального закона "О внесении изменений в Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись <5> - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
--------------------------------
<5> Определение понятия действует до вступления в силу Федерального закона "Об электронной подписи".
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
С другой стороны, каждый разработчик с учетом специфической деятельности своего ведомства и в целях конкретизации вправе дополнить внутриведомственные термины <6>. Он обязан также соблюдать правила создания документов в своем ведомстве, в том числе бланков и документов. Так, создаваемые им документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
--------------------------------
<6> В данном случае следует отметить то, что в настоящее время в большинстве федеральных органов исполнительной власти действуют инструкции по делопроизводству, изданные до изданного названного Постановления Правительства РФ (2009). В связи с этим всем федеральным органам исполнительной власти следует пересмотреть свои инструкции в рамках действующих требований (Правительства РФ и Росархива).
Службы делопроизводства при разработке и изготовлении бланков документов должны руководствоваться Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (СЗ РФ. 2000. N 52 (ч. I). Ст. 5021), Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (СЗ РФ. 1996. N 2. Ст. 123).
В частности, Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" установлено, что на бланках федеральных органов исполнительной власти помещается изображение Государственного герба РФ <7> в одноцветном варианте. И в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Их изготовление осуществляется по заказам разработчиков.
--------------------------------
<7> Дополнительно см.: Федеральный конституционный закон от 23 июля 2010 г. N 5-ФКЗ "О внесении изменений в статью 3 Федерального конституционного закона "О Государственном флаге Российской Федерации" // Российская газета. 2010. 27 июля; СЗ РФ. 2000. N 52. Ст. 5020; 2002. N 28. Ст. 2782.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. В ней может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов разработчика: бланк приказа; бланк распоряжения; бланк указания; бланк постановления; бланк протокола; бланк письма данного госоргана; бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя); бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Инструкцией по делопроизводству устанавливаются единые правила:
- состав реквизитов для каждого вида бланков;
- оформление реквизитов документов, состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением;
- подготовка нормативных правовых актов;
- оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти.
Инструкция по делопроизводству также устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов, в частности приказов и распоряжений.
Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение. В документе также определены правила ведения служебных переписок. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью <8>.
--------------------------------
<8> В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754 (СЗ РФ. 2009. N 39. Ст. 4614), электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Дополнительно см.: Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // СЗ РФ. 2002. N 2. Ст. 127.
При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов Правительства РФ:
- от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (СЗ РФ. 2005. N 17. Ст. 1556);
- от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (СЗ РФ. 2005. N 17. Ст. 1557);
- от 18 мая 2005 г. N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи" <9>;
--------------------------------
<9> С изменениями от 30 июня, 29 декабря 2005 г., 5 февраля, 25 июля 2007 г., 16 февраля 2008 г., 10 марта 2009 г. // СЗ РФ. 2005. N 21. Ст. 2030.
- от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции" <10>.
--------------------------------
<10> СЗ РФ. 2006. N 14. Ст. 1540.
Должностным лицам (разработчикам), имеющим непосредственное отношение к вопросам делопроизводства, также следует учитывать такое понятие, как записки (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная). Так, в Инструкции по делопроизводству устанавливаются: виды записок, создаваемых в госоргане и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками; порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме); реквизиты записок различных видов и их оформление; структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.
Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки: наименование структурного подразделения - автора документа; вид документа; дата документа, регистрационный N (если в госоргане ведется учет внутренних информационно-справочных документов); название документа (заголовок к тексту), когда текст более 4 - 5 строк; адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти); подпись.
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. Что же касается организации документооборота на современном этапе, то необходимо соблюдать принципы организации документооборота, в частности в Инструкции по делопроизводству содержатся положения, устанавливающие: прием и первичную обработку поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; порядок регистрации поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; порядок регистрации отправляемых документов; порядок отправки документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции; порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
- учет и анализ объемов документооборота: организацию работы с документами в структурных подразделениях государственного органа.
При организации документооборота в госоргане следует исходить из следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:
- документы, поступившие из Правительства и Администрации Президента РФ, Госдумы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный Суд, Верховный Суд, Высший Арбитражный Суд), Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ и других подобных организаций;
- документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
- документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в субъектах РФ;
- обращения граждан;
- запросы депутатов Госдумы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов РФ и органов местного самоуправления;
- документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;
- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
В госучреждения доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
В процессе делопроизводства также следует учитывать и порядок обработки и учета иностранной корреспонденции:
- определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемыми зарубежным корреспондентам;
- порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции определяет структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя федерального органа, его заместителей, в адрес структурных подразделений, определяется место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения;
- устанавливается порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, в частности, определяется место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.
В заключение следует отметить, что в разрабатываемых инструкциях должны быть учтены также: вопросы учета и анализ объемов документооборота <11>; документальный фонд госоргана; порядок разработки и ведение номенклатуры дел; порядок формирования дел и их текущее хранение; порядок подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения; порядок передачи дел на архивное хранение; особенности работы с электронными документами; работа исполнителя с документами; вопросы изготовления, учета, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов; учет печатей и штампов <12>; порядок учета бланков документов.
--------------------------------
<11> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
<12> Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования.
Необходимость пересмотра инструкций по делопроизводству связана также и с изданием совершенно дополнительных федеральных законов, указов Президента РФ, постановлений Правительства и т.д.
Так, в соответствии с п. 3 Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. Постановлением Правительства РФ от 17 ноября 2007 г. N 781 <13>), Приказом Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) от 5 февраля 2010 г. N 58 утверждено Положение о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных <14>.
--------------------------------
<13> СЗ РФ. 2007. N 48. Ст. 6001.
<14> Российская газета. 2010. 5 марта. Вступил в силу 16 марта 2010 г. Зарегистрирован в Минюсте России 19 февраля 2010 г. N 16456.
Или же в соответствии с Указом Президента РФ от 21 июля 2010 г. N 925 "О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона "О противодействии коррупции" <15> в инструкции должны быть учтены (с учетом специфической деятельности разработчика) внесенные изменения в этом направлении, в том числе вопросы допуска к секретным, служебным документам.
--------------------------------
<15> Российская газета. 2010. 23 июля.
Наша компания оказывает помощь по написанию курсовых и дипломных работ, а также магистерских диссертаций по предмету Административное право, предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все работы дается гарантия.